İşletmelerin hedeflerine ulaşmak için izlemeleri gereken politika ve stratejilerini oluşturur iken; bugün ve geçmişte ürettiği finansal ve finansal olmayan verilerin/bilgilerin geleceğe yön verecek şekilde şekillendirilmesiyle oluşturulan yönetim raporlarına bakmaları gerekmektedir. Bu bağlamda doğru politika ve stratejiler için ihtiyaç duyulan bilginin doğru, güvenilir ve zamanında elde edilmiş olması oldukça önemli hale gelmektedir.
Rapor: herhangi bir konuda yapılan inceleme ve araştırma sonuçları ve tespitlerini içeren yazıların derlenip, toparlanıp, sunulmasıdır diyebiliriz.
Şirketlerde yönetim kademesinin stratejileri doğrultusunda veriye dayalı analitik, geleceğe yönelik doğru kararlar alabilmeleri için ihtiyaç duydukları en önemli girdi yönetim raporlarıdır.
Yönetim raporlaması, özellikle şirketlerdeki karar destek mekanizmalarına girdi sağlayan en önemli unsurdur. Şirketler için erken uyarı mekanizması sağlamaktadır. Şirketi yönetir ve stratejik hedeflerine ulaştırırken, hangi raporlara ve performans değerlendirmelerine bakılması gerektiğini söyleyen yapıya yönetim raporlaması denilmektedir.
Yönetim raporlaması sadece finansal verileri kapsamamalı şirket içerisindeki tüm operasyonel ve finansal verilerden de beslenmelidir. Yönetim raporlaması
- Pazara yönelik veriler,
- Müşterilere yönelik veriler,
- Çalışanlara yönelik veriler,
- Finansal veriler,
- Operasyonel veriler
gibi çeşitli verilerden beslenerek oluşturulmalıdır.
Yönetim raporlarının, şirketin nasıl gittiğine dair iç görüler sağlaması, karar vericilere, verimliliği artırmak, rekabetçi kalabilmek için uygun girdiler sunabilmesi için genel olarak aşağıda belirtilen hataların yapılmaması gerekmektedir.
- Raporların Düzenli yapılmaması
- Yönetim raporlamasının bir süreç olarak tasarlanmaması ve bir sorumlusunun olmaması
- Hangi raporların operasyonel rapor hangilerinin yönetim raporu olduğu şirket içerisinde belirlenmemesi
- Şirket ihtiyaçlarına yönelik raporlar üretilmemesi
- Sadece finansal raporların üretilmesi
- Raporda kullanılan veriler doğrulanabilir ve denetlenebilir olmaması
- Raporlar tarihsel olarak ulaşılabilir ve analiz edilebilir durumda olunmaması
- Raporlarda şirket hedefleriyle ve KPI’lar la bağlantıların kurulmaması
İşletmeler genelde maliyet sadece aylık bazda finansal raporlar üretmek istemektedir. Kanımca bunun altında yatan temel sebep raporlama sürecinden kaynaklanacak ekstra maliyetlere katlanmak istememeleridir. Bu aşamada şirketlere önerimiz; gelişen teknolojik imkanlar ile anlık veriye dayalı, görselleştirilmiş, denetlenebilir, dinamik raporlar self-servis uygulamalar ile uygun maliyetlerde dış kaynak kullanarak tasarlanabileceğidir.
Şirketlerin yönetim raporu oluştururken göz önünde bulundurulması gereken bazı özellikler;
Stratejik Hedefler: Oluşturulacak olan raporların stratejik hedeflere paralel olması, hedef KPI’ları içermesi ve KPI’daki değişiklikleri açıklama kapasitesi olmalıdır.
KPI’larda : Rapor okuyucularının cevaplanmasını isteyeceği veriye dayalı sorular düşünülerek hareket edilmelidir. Raporun KPI’ları açıklama gücü olmalıdır.
Hikâye Anlatımı : Raporda verinin açıklama gücü bir hikâye olarak sunulmalı ki okuyucular içerik ve anlam yoluyla zor verileri ve rakamları daha kolay anlayabilsin.
Ayrıca oluşturulacak olan raporların anlık veriye sahip olması, hızlı ve kolay hazırlanır raporlar olması, dinamik olması, ilişkili analizler yapılmasına imkan veriyor olması, verinin görselleştirilmiş olması, denetlenebilir olması, kişilere bağımlı olmaması, çevrim içi erişilebilir olması ve en düşük maliyet ile oluşturulabiliyor olması oldukça önemlidir.