Benim okumaktan çok hoşlandığım ve zaman zaman tekrar tekrar okuduğum bir kitaptan bahsetmek istiyorum sizlere. Marcus Buckingham / Curt Coffman tarafından yazılan “Once Butun Kurallari Yikin” isimli kitaptan. Bu yazıda öncelikle kitap hakkında kısa bilgilendirme yapmak sonrada, kitap da çalışanların etkinliğini ölçmek için kullanılan 12 sorunun ülkemizde faaliyet gösteren bir banka uygulama sonuçları hakkında bilgilendirme yapacağım.
Bir işyerinin gücünün ölçümü, oniki soruya indirgenebilir. Bu sorular, işyerinizle ilgili ölçmek istediğiniz her şeyi kapsamayabilir ama size en fazla sayıdaki, en önemli bilgileri verecektir. Bu sorular, en yetenekli çalışanları şirketinize çekmek, odaklanmalarını sağlamak ve onları bünyenizde tutmak için gereken ana öğeleri ölçmektedirler.
1.Bölüm: Kitap Hakkında Kısa Bilgilendirme
Marcus Buckingham ile Curt Coffman tarafından kaleme alınan ve Remzi Kitabevi tarafından basımı yapılan “Önce Bütün Kuralları Yıkın”da, Gallup kuruluşunun 400’ü aşkın şirketten 80.000 yöneticiyle yaptığı ayrıntılı görüşme sonuçları temel alınarak Dünyanın en önemli yöneticilerinin neleri farklı yaptığı sorgulanıyor. Yedi bölümden oluşan kitapta, iyi yöneticilerin neler bildiği, bunları nasıl uygulamaya koyduğu, pratik kurallar başlıca yönetim anahtarları, ego, istisnalar, zaaflar ve analizler yer alıyor. Kitaptan birkaç vurucu bölümü aşağıda paylaşmak istedim.
İyi yöneticinin dört anahtarı:
- Bir insanın, deneyimine, zekasına ve kararlılığına değil yeteneğine bakar.
- Ondan beklenenleri ortaya koyarken, doğru adımları değil doğru sonuçları tanımlar.
- Birini motive ederken, zayıf yanlarına değil güçlü yönlerine odaklanır.
- Bir insanın gelişebilmesi için bir sonraki basamağı değil, kendisi için uygun olanı bulmasına yardım eder.
Herkese bir istisna gözüyle bakılmalıdır. Her çalışanın kendi süzgeci, etrafındaki dünyayı kendine göre yorumlama şekli vardır ve dolayısıyla her çalışan sizden, yöneticisinden farklı şeyler bekleyecektir. Bazı yöneticiler, “Her çalışanın neye ihtiyacı olduğunu nasıl bilebilirim?” diyerek itiraz edecektir. Onları suçlayabilir misiniz?
Her çalışana farklı davranmak, özellikle de dış görünüşünden bir insanın neye ihtiyacı olduğu pek anlaşılmadığından zordur. Bu biraz, taşların nasıl hareket ettiğini bilmeden saatranç oynamaya benziyor. Ama en iyi yöneticilerin buna da bir çözümü var: Tanımak için sorular sorun.
Çalışanlarınıza, hedeflerinin neler olduğunu sorun. Şu andaki işinde hedeflerin neler? Kariyer hedeflerin neler? Benimle paylaşabileceğin kişisel hedeflerin var mı? Gelişiminle ilgili konuşmak için ne sıklıkla bir araya gelmek istersin? Ne şekilde takdir edilmekten hoşlandığını öğrenin. Topluluk içinde takdir edilmekten mi hoşlanıyor, yoksa özel olarak takdir edilmekten mi? Yazılı mı, yoksa sözlü mü? En sevdiği seyirci kim? Bugüne kadar aldığı en önemli takdirin ne olduğunu sormak, çok etkili olabilir. Onu, bu kadar unutulmaz kılan şeyin ne olduğunu bulun.
Ayrıca ona, sizinle olan ilişkisi hakkında sorular sorun. Size, nasıl öğrendiğini söyleyebiliyor mu? Anlayacağınız, bu bilgiyi edinmenin tek bir yolu yok. Ne yapıp edip, edinin. “Adil” olmanın herkese “aynı” davranmak anlamına geldiği gibi klişelerle olduğunuz yerde sayarsınız. Her insanın güçlü yanlarına odaklananıp yeteneklerini performansa dönüştürebilirsiniz.
2.Bölüm 12 Soru Uygulama Sonuçları
GALLUP firması tarafından bir işyerinde çalışanların etkinliğini ölçmek için kullanılan 12 soru olduğu ve bu soruların neler olduğu Marcus Buckingham ve Curt Coffman tarafından yazılan “Önce Bütün Kuralları Yıkın” isimli kitapta yayınlanmıştır. Konu kitap 2011 yılında Remzi Kitabevi tarafından dilimize çevrilmiştir. Bu kitaptaki 12 sorudan yararlanarak çalışanlarının etkinliği ölçülmeye çalışılmıştır. 12 soru ve işletme üzerindeki etkilerinin özetlendiği tablo aşağıda verilmiştir.
12 sorudan 8 tanesi “Karlılık” bağlantılı olup, bir firmanın karlılığının çalışanların işine bağlılığı ve buna paralel geliştirdiği çeşitli davranış modellerinden etkilendiği varsayılmıştır. 12 sorunun kalan 5 tanesi ise bir işyerinin çalışanlarını bünyede muhafaza etme düzeyi ile bağlantılıdır. Ayrıca sorulan 12 sorudan 6 tanesi de bir işyerinin etkinlik ve verimlilik düzeyinin ölçülmesinde kullanılacaktır.
Bu 12 soru ile ayrıca kitapta belirtilen şekilde “Çalışanlarınızı kaybediyorsanız önce yöneticilerinize bakın” düşüncesi analiz edilmeye çalışılmaktadır.
Konu 12 soru ile işletmenin orta kademe yöneticilerinin etkinlik düzeylerinin araştırması yapılmaktadır. Bu bağlamda katılımcıların görev yeri, departman çalışma süresi bazında sorulara verdikleri cevapların ortalamaları aşağıdaki tablolarda verilmiştir.
Tablolar incelendiğinde Genel Müdürlükte pazarlama departmanları çalışanlarının ve Genel Müdürlükte 5 – 10 yıl arası çalışanların en düşük ortalama puanları verdikleri, Genel Müdürlük pazarlama ile Şube pazarlama ortalama puanları arasında oldukça farklılık olduğu görülmektedir. Yukarıdaki tablolar genel olarak değerlendirildiğinde; gruplar arasında ortalama puanlar açısından çok ciddi farklılıklar olmadığı görülmektedir.
Yukarıdaki tablolar incelendiğinde; ortalama puanın en yüksek olduğu sorunun 1. Soru olduğu, ortalama puanın en düşük olduğu sorunun ise 4. Soru olduğu, 12 sorudan sadece 4 sorunun ortalama puanının 4’ün üzerinde olduğu, kalan 8 sorunun ortalama puanının ise 4’ün altında seyrettiği görülmektedir.
Çalışanların Bekleneni Bilme Düzeyi: İşletmenin 550 çalışanının 1. Soruya verilen yanıtların ortalama puanının 4.50 olması, katılımcıların %36’sının bu soruya 4 puan ve %58’inin ise 5 puan vermesi dikkate alındığında çalışanların beklentiyi bilme düzeyinin oldukça iyi bir durumda olduğunu söyleyebiliriz.
Gerekli Araç / Gereç Desteği Düzeyi: İşletmenin 550 çalışanının 2. Soruya verilen yanıtların genel ortalamasının 3.88 olmakla birlikte Müdür unvanında olanların puan ortalamasının 4.01 olduğu görülmektedir. Katılımcıların %22,6’lık kısmının 3 puan, %49,8’lik kısmının 4 puan ve %22,9’luk kısmının ise 5 puan verdiği görülmektedir. İşletmenin Genel Müdürlük ve Şubelerindeki fiziksel ortamın büyük farklılıklar arz etmediğini düşündüğümüzde, bu soruya verilen cevabın gruplar bazında farklı ortalamalar oluşturmasının, bölüm veya Şube Müdürlerinin farklı uygulamalarından kaynaklandığı düşünülmektedir. Bu durum bize İşletmenin tek bir kültürünün olmadığı, kurum kültürünün bölüm ve Şube yöneticilerinden yoğun olarak etkilenmekte olduğunu göstermektedir.
En İyi Yaptığım İşi Yapma Şansı: İşletmenin 550 çalışanının 3. Soruya verilen yanıtların genel ortalama puanın 3.89 olmakla birlikte Müdür unvanında olanların puan ortalamasının 4.12 olduğu görülmektedir. 1 – 5 yıl arası çalışma süresine sahip katılımcıların puan ortalaması ise 3.81 ile genel ortalamanın altındadır. Katılımcıların %22,7’lik kısmının 3 puan, %45’lik kısmının 4 puan ve %26’lık kısmının ise 5 puan verdiği görülmektedir. Başka bir deyişle çalışmaya katılan 550 personelden 407 kişinin en iyi bildiği işi yapmadığını veya olmak istediği yerde olmadığını görmekteyiz.
Fark edilme / Takdir Edilme: İşletmenin 550 çalışanının 4. Soruya verilen yanıtların genel ortalama puanının 3.40 olduğunu, Genel Müdürlük ve operasyon departmanları çalışanlarının bu soruya ortalama puanın altında bir puan verdiğini görmekteyiz. Bu sorunun 12 soru içerisinde en düşük ortalama puana sahip soru olduğu görülmektedir. Katılımcıların %21’lik kısmının 2 ve altı puan, %25’lik kısmının 3 puan, %34.7’lik kısmının 4 puan ve sadece %19’luk kısmının 5 puan verdiği görülmektedir. Sonuç olarak ankete katılan 550 kişiden 446 kişinin yöneticileri tarafından yeterince motive edilmediğini düşündüğünü söyleyebiliriz.
İnsan Olarak Değer Verilme: İşletmenin 550 çalışanının 5. Soruya verilen yanıtların genel ortalama puanının 4.20 olduğunu ve bu puanın 12 soru içerisinde 2. en yüksek puan olduğu görülmektedir. Anket katılımcılarının işletmenin orta kademe yöneticileri olduğu düşünüldüğünde sonucun beklenen seviyede olduğunu söyleyebiliriz.
Gelişimimin Desteklenmesi: İşletmenin 550 çalışanının 6. Soruya verilen yanıtların genel ortalama puanının 3.81 olduğu, Şube çalışanlarının ve Müdür yardımcılarının bu soruya ortalamanın altında olarak 3.78 puan verdikleri görülmektedir. Bu soru ile yöneticilerin, altında çalışan personel tarafından sorulacak “Gelişmeme Yardım Edebilir misiniz?” sorusuna verecekleri cevabı önceden hazırlamış veya biliyor olma düzeyi araştırılmaktadır. Ankete katılan 550 personelden Müdür unvanı dışındaki personelin bu soruya nispeten düşük bir puan vermesinin, yöneticilerinin gelişmelerini destekleyecek bir planlarının olmadığını düşündüklerini çıkarılabilir.
Görüşlerime Değer Verilmesi: İşletmenin 550 çalışanının 7. Soruya verilen yanıtların genel ortalama puanının 3.97 olduğu ve tüm gruplar tarafından dengeli bir puanlama yapıldığı görülmektedir. Katılımcıların %45,5’lik kısmı 4 puan verirken %30.4’lük kısmının 5 puan verdiği görülmektedir. Çalışmaya katılan personelin tamamının orta kademe yönetici olduğu düşünüldüğünde, beklenen, ortalama puanın 5’e yakın olmasıyken özellikle Müdür Yardımcısı pozisyonunda çalışanlarının büyük kısmının bu soruya 4 puan verdiği görülmektedir. Başka bir deyişle katılımcılarının büyük bir kısmının iş yerinde düşüncelerine değer verilmediğini düşündüklerini söyleyebiliriz.
Misyon / Amaç: İşletmenin 550 çalışanının 8. Soruya verilen yanıtların genel ortalama puanının 4 olduğu ve tüm gruplar tarafından dengeli bir puanlama yapıldığı görülmektedir. Katılımcıların %44,4’lük kısmının 4 puan, %32’lik kısmının ise 5 puan verdiği görülmektedir.
Kalite İçin Uğraşma: İşletmenin 550 çalışanının 9. Soruya verilen yanıtların genel ortalama puanının 3.85 olduğu ve tüm gruplar tarafından dengeli bir puanlama yapıldığı görülmektedir. Katılımcıların %24’lük kısmının 3 puan, %43.4’lük kısmının 4 puan verirken %25.6’lık kısmının ise 5 puan verdiği görülmektedir. Başka bir deyişle ankete katılan personelin sadece %25.6’lık kısmının işletmede çalışan tüm personelin kaliteli iş çıkarmak için uğraştığını düşündüğü görülmektedir.
Yakın Arkadaş: İşletmenin 550 çalışanının 10. Soruya verilen yanıtların genel ortalama puanının 4.02 olduğu, bununla birlikte Genel Müdürlük çalışanlarının ortalama puanı 4.20 iken Şube çalışanlarının ortalama puanının 3.96 olduğu görülmektedir. Başka bir deyişle Genel Müdürlük çalışanlarında arkadaşlık ve ekip ruhunun Şube çalışanlarına göre daha yüksek düzeyde olduğu söylenebilir. Katılımcıların %23’lük kısmı 3 ve altında puan, %38.3’lük kısmı 4 puan verirken %38.5’lik kısmının 5 puan verdiği görülmektedir.
Gelişimim İle İlgili Konuşma: İşletmenin 550 çalışanının 11. Soruya verilen yanıtların genel ortalama puanının 3.44 olduğu, Genel Müdürlük çalışanlarında ortalama puanı 3.20 iken Şube çalışanları ortalama puanının 3.51 olduğu, bununla birlikte operasyonel bölümlerde çalışanların ortalama puanının ise 3.19 olduğu görülmektedir. Katılımcıların %7.2’lik kısmı bu soruya 0 puan verirken, 3 ve altı puan verenlerin oranı %40.3’tür. 4 puan verenlerin oranı %32.9 iken 5 puan verenlerin oranı ise %26.7’dir.
Öğrenme ve Gelişme Fırsatı: İşletmenin 550 çalışanının 12. Soruya verilen yanıtların genel ortalama puanının 3.70 olduğu ve tüm gruplar tarafından dengeli bir puanlama yapıldığı görülmektedir. Katılımcıların %32.7’lik kısmı 3 ve altında puan, %37.2’lik kısmı 4 puan verirken %30’luk kısmının 5 puan verdiği görülmektedir. Bu soruya katılımcıların %5.5’lik kısmının sıfır puan verdiği görülmektedir.
Genel değerlendirme yapıldığında, İşletmenin, çalışmaya katılan personel gözüyle, müşterilerine yaklaşımın ortalama puanının 3.90, karlılığa yaklaşımın ortalama puanının 3.91, verimliliğe yaklaşımın 4 ve personel devir hızına bakışın 3.92 olduğu görülmektedir.
İlgili bölümden alınan cevaplar çerçevesinde yapılan analiz yukarıdaki tabloda sunulmuştur. Bu doğrultuda, katılımcıların, yukarıda sayılan şartlar dahilinde, ilgili anket düzeyini “orta” olarak değerlendirdiği tespit edilmiştir.